جامعه سران دفاتر حکمت تهران

 بسمه تعالی

جناب آقای دکتر تویسرکانی

معاونت محترم  قوه قضائیه و ریاست سازمان ثبت اسناد و املاک کشور

سلام عليکم ، ضمن عرض ادب و احترام محضر مبارک آن مقام عالی ، نظر به عنايتی که به روند اجرای سيستم ثبت الکترونيک اسناد ، داشته و همواره جويای نظرات سران دفاتر اسناد رسمی به عنوان اولين کاربران اين سيستم بوده ايد ، اکنون که حدود يک ماه از اجرای آن ميگذرد و اشکالات بسياری درحين کار مشخص و مرتفع گرديده است ، حسب الامر آن جناب ، ذيلاً مواردی چند از ايراداتی که تاکنون نسبت به رفع آن اقدامی نشده و به نوعی باعث کندی و سردرگمی دفاتر در کار تنظيم اسناد گشته است ، به نظر حضرت عالی میرساند . خواهشمند است ، نسبت به رفع آن ، بذل عنايت فرمايند.

1- عليرغم اينکه ، قبل از اجرائی شدن ثبت آنی ، راهنمای نرم افزار ، بصورت مصور در سامانه های سازمان و کانون سردفتران و دفترياران ، در دسترس همگان بوده و در تاريخ 25/6/92 نيز دستورالعمل اجرائی مربوطه به اختصار توسط حضرت عالی ، ابلاغ گرديده است ، مع الوصف ، برخي مسائل اساسي مربوط به تطبيق ثبت آني، با مقررات و روند تنظيم اسناد در دفاتر، كماكان در پرده ابهام قرار دارد ،و بالنتيجه  دفاتر در حالت بلاتکليفی بوده و اين موضوع باعث گرديده ، حسب مورد ، به سليقه خود عمل نمايند . لذا تنظيم و ابلاغ دستور العمل اجرائي جامع ، ضروري به نظر ميرسد .

 2-  چنانچه سندی وارد دفتر شده ، اما تا پايان ماه کاری ، اصحاب سند نسبت به امضاء آن مبادرت ننمايند و در   نتيجه شناسه مربوطه اخذ نگردد ، تکليف سند تنظيمی در آمار آن ماه کاری چه میشود ؟ مستحضريد که ، اينگونه اسناد ، جزء آمار اسناد تنظيمی دفترخانه ميباشد .

3- در صورتيکه سردفتر به درخواست طرفين سند ، شناسه مربوطه را در سامانه صادر نمايد ، ولی پس از آن امضاء سند به روزی ديگر موکول شود ، چه بايد  کرد؟

4- چنانچه بر حسب اتفاق و يا سهواً برای سندی با شماره ترتيب دفترجاری اشتباه ، شناسه اخذ گردد (که البته اين مورد به کرّات در دفاتر رخ داده است) و سردفتر نيز آنرا تائيد نهايی کرده باشد ، چه بايد کرد؟

5- روند کار اسناد تبعی از قبيل فک رهن ، عزل وکيل ، صدور اجرائيه ، اخذ رونوشت ، صدور گواهی عدم حضور برای خريدار ، به صراحت مشخص نگرديده است ، بعنوان مثال : مشخصاتی که در صدور اجرائيه در نرم افزار پيش بيني شده ، با مفاد سند  رهنی ای که قبل از اجرای ثبت آنی تنظيم شده است ، همخوانی ندارد ، و نيز آيا ارسال نسخه تصديق در فك رهن اسناد به ثبت محل ضروريست يا خير؟

6- ضعف امنيت در ورود به سامانه و دسترسی به اطلاعات .

همانطور كه مستحضريد ، تنها با وارد نمودن يك شماره شناسه و رمز عبور ميتوان وارد كارتابل دفترخانه در ثبت آني شد . لذا  احتمال آن ميرود ، نامحرمان و افراد سودجو  ، رمز کاربری دفترخانه را بدست آورده و توسط آن ، اطلاعات مردم را مشاهده و مورد سوء استفاده قرار دهند .  يادآور می شود  ، برای اتصال به سامانه ثبت آنی ، تمامی اطلاعات و فايلها و راهنمائی های لازم جهت تنظيمات VPN و غيره ، در سايتهای مربوطه قابل دسترسی برای همگان میباشد .

7- آمارها و گزارشات بعضاً با اسناد تنظيمی مطابقت ندارد.

با مشاهده اولين سری آمارها و گزارشات در بيست و پنجم مهرماه امسال ، مشخص گرديد که اسنادی که پيش نويس آنها ثبت دفتر شده ولی برای آن شناسه اخذ نشده است ، در گزارشات ديده نمی شود. همچنين اسنادی که بدليل برخی اصلاحات ، شناسه آنها بی اثر شده و شناسه جديد برای آنها صادر گشته است ، هر دو شناسه جديد و بی اثر شده در گزارشات مشاهده ميگردد و نيز شناسه تصديق ساير خدمات ثبتی در گزارش دفتر درآمد ، ليست می شود .

8- وابستگی شديد نرم افزار به تنظيمات مرورگر اينترنت (Internet explorer) .

برای اتصال به سامانه ، نياز به اعمال تنظيمات زيادی در مرورگر ميباشد ، که بعضاً در تخصص کاربران نيست ، بالاخص که نرم افزار حال حاضر ، دائماً دستخوش تغييرات و بارگزاری نسخه های اصلاحی ميباشد. اين موضوع ، دفترخانه را در ارتباط با سامانه دچار مشکل نموده ، و باعث معطل ماندن کار تنظيم اسناد تا رفع مشکل ميگردد.همچنين امكان استفاده از ساير مرورگرها خصوصا Firefox وجود ندارد .

 9- ضعف سخت افزار و رايانه های موجود در دفاتر اسناد رسمی .

 استفاده بهينه از ثبت آني ، مستلزم ارتقاء سيستمهاي رايانه اي دفاتر ميباشد ، كه اين موضوع هزينه هاي سنگيني را به آنها تحميل مينمايد كه در اين خصوص نياز به حمايت دارند .

10-   ضرورت اطلاع رساني ، به هنگام بارگزاری نسخه های جديد برنامه:

به كرّات ، شاهد نصب نسخه جديد در سامانه بوده ايم ، که اين موضوع خود نيازمند اعمال تنظيمات جديد در رايانه کاربران ميباشد . لذا خواهشمند است ، اطلاع رساني لازم ، قبل از تغييرات ، در قالب پيام ، در بدو ورود به سامانه ، انجام گردد.

11-   هنوز نحوه مرخصی سردفتران و نيز کفالت آنان در سامانه مشخص نيست . لذا خواهشمند است در اين خصوص ، اقدام مقتضي مبذول گردد.

12-   مشکلات سامانه استعلام همچنان باقيست و بلکه بيشتر شده است.

از زمان راه اندازی سيستم ثبت آنی ، دفاتر در دريافت پاسخ استعلام و نيز ارسال خلاصه معامله ، بويژه در مواردی که مهلت اعتبار استعلام منقضی گشته و نياز به تجديد آن ميباشد ، با مشکلات زيادی مواجه هستند . زمان پاسخ دهی استعلامات ثبت ، عموماً به بيش از يک هفته تا ده روز به درازا می انجامد . خواهشمند است در اين خصوص اقدام لازم صورت پذيرد.

13-  در مواردي كه نياز به ايجاد كپي از پرونده جاري است ، پيشنهاد ميگردد ؛ در نوار ابزار بالاي صفحه پرونده ها ؛ گزينه             " ايجاد كپي از پرونده جاري " با امكان انتخاب موارد مورد نياز براي كپي،  تعبيه شود ؛ تا ديگر نيازي به انجام تشريفات طولاني توليد پرونده جديد نباشد.

14-  ترتيب مشخصات افراد در پرونده ايجاد شده ؛ در چاپ جابجا ميشود و اين موضوع ؛ براي زمانيكه نياز به درج يك توضيح مشترك در فيلد توضيحات آخرين نفرهست؛ ايجاد مشكل مينمايد ؛ و كاربر به اجبار بايد  آن توضيح را براي همه قيد نمايد.

15-   درج نام اشخاصي كه در سند نيازي به امضاء آنها نيست در ذيل ورقه ، سوال برانگيز بوده ، ضرورتي ندارد.

16-  در قسمت جستجوي پيشرفته ؛ در شرايط جستجو ؛ توجهي به مشخصات اسناد منقول و اتومبيل نشده است ؛ بعنوان مثال جستجو بر ا ساس پلاك انتظامي و شناسه خودرو؛ و مواردي از اين دست ؛ ممكن نيست .

17-  هنوز گزينه محاسبه هزينه تنظيم اسناد بدون نياز به تشكيل پرونده فعال نشده است ؛ حال آنكه اين موضوع يكي از پر كاربردترين  امور جاري دفترخانه است .

18-  امكان تغيير فونت در متون حقوقي ، ضروري است ، زيرا در بسياري از موارد ، بمنظور ايجاد توجه بيشتر در سند ، نياز به درشت  يا پر رنگ نمودن مطلبي در آن ميباشد.

19-  در هنگام اخذ شناسه ، سامانه ثبت آني در برخي مواقع ، در اعلام صحت هويت افراد اشتباه ميكند و نيز بررسي نام شخص در ميان ليست طولاني افراد مممنوع المعامله اعلام شده ، بسيار دشوار است .لذا خواهشمند است ترتيبي اتخاذ گردد كه در برخود با افراد ممنوع المعامله ، جستجوي دقيق ، تسهيل گردد.

20-  در سند صلح قطعي اعيان اموال منقول و غيرمنقول ، سوال سامانه در خصوص عمري بودن صلح ، نا صحيح ميباشد ، زيرا اصطلاح عمري ، مربوط به حق انتفاع موضوع ماده 41 قانون مدني است و بكار بردن آن در موارد صلح قطعي اعيان اموال ، نادرست است .

21- طرح سوال اينكه "آيا ملك تخليه است يا خير " در اسناد اجاره ، صحيح نميباشد ، زيرا در اجاره و خصوصاً در موارد اجاره ابتدا به ساكن ، ملك هنوز تحويل نشده ، لذا اشاره به تحويل مورد اجاره لازم است نه تخليه . و همچنين در موارد انتقال املاك  بصورت مشاعي ، اصطلاح تخليه مصداق پيدا نميكند .

تبصره – شايان ذكر است در اجاره مال مشاع ، كسب اجازه از شركاء مشاع در تصرف مادّي مورد اجاره ضرورت دارد .

22- در تنوع اسناد ، سند اصلاحنامه ، پيش بيني نشده است ، در حاليكه در امور تنظيم اسناد بسيار كاربرد دارد .

23-  با توجه به اينكه مطالب مندرج در سند بر دو قسم است : 1- اعلامات مامور رسمي    2- اظهارات طرفين يا طرف سند . در صورتيكه سردفتر اشتباهي در قسمت اعلامات كرده باشد ، مانند اشتباه در شماره ثبت يا صفحه و غيره ، اجبار متعاملين به تنظيم سند اصلاحي ، نا عادلانه ميباشد . لذا استدعا دارد در اين موارد، امكان اصلاح اشتباه ، با ذكر علت  از طريق ارسال پيام يا به طرق مقتضي ايجاد شود .

24- آيا با اجرائي شدن ثبت آني ، ارسال خلاصه معامله املاك ثبت شده ، ضروري است ؟

25- فونت اسناد چاپ شده بسيار كوچك و مطالعه ان دشوار است ، استدعا دارد ، نسبت به درشت تر شدن آن اقدام فرمايند . در صورت عدم موافقت ، خواهشمند است شماره ترتيب ثبت دفتر مندرج در بالاي سند ، تا حد ممكن درشت تر گردد .

26-امكان تنظيم اسناد رهني اموال منقول يا وثيقه اموال منقول ، در نرم افزار پيش بيني نشده است .

با تشكر – حسين اورعي قديري

رئيس هيئت مديره كانون سردفتران و دفترياران خراسان رضوي